projektmanagement, traininig, medien
Auf ARMERKATER.de findet sich die lesenswerte Zusammenfassung zu einem Vortrag von Stefan G. Gfrörer, in dem er sich mit der Frage auseinandersetzt, wie agile Vorgehensweisen und klasssisches Projektmanagement á la PMBOK zusammenpassen.
Um die Diskussion über den sinnvollen Einsatz von Microblogging á la Twitter in Projekten noch einmal aufzunehmen:
Ist es nicht bemerkenswert, dass uns ausgerechnet aus der SCRUM-Ecke eine solche Forderung noch nicht untergekommen ist? Gerade unsere agilen Freunde besinnen sich im Daily Scrum Meeting auf klassische Face-to-Face-Kommunikation und auch in puncto Dokumentation sind ganz gezielt Artefakte im Einsatz. Eine mangelnde Technik-Affinitiät kann man den Kollegen sicher nicht unterstellen.
„Getting things done“ (oder kurz GTD) von David Allen ist ein Selbstmanagement-Ratgeber, der mittlerweile auch im Internet eine große Fan-Gemeinde gewonnen hat (so berichten diverse Blogs – beispielsweise Stephan List oder imgriff über GTD und selbst in Wikipedia haben sich die Anhänger einige Mühe gemacht). Die englische Paperback-Ausgabe (Amazon Affiliate Link) kommt bis auf das Cover eher altbacken daher, kaum Grafiken und Illustrationen, fast nur Text. Bei der Lektüre überzeugt Allen dann aber durch Einfachheit und Konsequenz – und bekennt sich dazu. Einfachheit darf man hier aber nicht mit Trivialität verwechseln: David Allen hat ganz klar etwas zu sagen!
Das Erste, was überzeugt ist der Titel: Es geht nicht darum seine Zeit oder sich selbst zu managen, sondern Dinge zu regeln – Getting things done!
Allens zentrale Idee ist es den „Fluss dieser Dinge“ zu organisieren. Wir brauchen nicht Tag für Tag neue Listen, sondern einen kontinuierlichen Fluss, den wir systematisch Aufarbeiten und neue Dinge werden wieder oben in den Fluss reingekippt. Upps, plötzlich sind wir eigentlich in logistischen Fragestellungen: das Flussprinzip – und Allen zeigt wie man es auch für sich selbst und nicht nur für die Organisation von Produktionsketten gewinnbringend einsetzen kann.
Innerhalb des kontinuierlichen Flusses ist die Handlungsorientierung essentiell: What´s the next action? Was muss in dieser Sache für dieses Ding als nächstes getan werden?
Wer den Fluss am Laufen hält und einem regelmäßigen Review unterzieht hat schon fast die halbe Miete.
Auf dem Weg zu einer höheren Produktivität gibt Allen weiter Ratschläge, die durchaus simpel aber beachtenswert sind. Wir sollten uns nicht mit Priorisierungen in den Wahnsinn treiben, sondern durchaus auch unserer Intuition vertrauen. Wenn wir „kleine Dinge“ in der Hand halten, sollten wir sie nicht in irgendwelche Stapel einsortieren, sondern sofern sie weniger als 2 Minuten benötigen, sofort erledigen – unabhängig von ihrer Priorität, denn Ablegen und Wiederaufgreifen kostet uns noch mehr Produktivität. Handlungsorientierung und die 2-Minutenregel alleine können schon helfen ein Verzetteln zu verhindern.
Allen gibt keine Tool-Empfehlung. GTD funktioniert sowohl auf Papier als auch in Outlook.
Wer bereits gut organisiert ist, wird vieles wiederfinden, aber trotzdem noch Anregungen bekommen. Die Lektüre (egal ob und wie weit man Allen folgt) eignet sich sehr gut, um die eigene Selbstorganisation kritisch zu prüfen.
Eberhard Huber weist zurecht darauf hin, dass wir im Verhältnis von Projektkultur zu Projekterfolg das alte „Henne und Ei“-Problem wiederfinden. Einerseits ist Projektkultur ein Erfolgsfaktor für Projekte, andererseits prägen und entwickeln Projekterfolge unsere Projektkultur. Allerdings können auch Misserfolge wesentlichen Einfluss ausüben, aber über Misserfolg spricht man in unserer Gesellschaft halt meist nicht gerne…
Die Zusammenfassung meiner beiden Beiträge für das Projektmagazin von Anfang des Jahres gibt es jetzt als Präsentation:
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Oder im Original beim Projektmagazin (Abodienst):
Teil 1: Ablauf und Organisation
Teil 2: Das Excel-Toolset
Auch //SEIBERT/MEDIA setzt sich mit dem Einsatz von Microblogging in Unternehmen ein. Meine Vorbehalte aus dem vorangehenden Eintrag können Sie aber auch nicht ausräumen.
Dirk Röhrborn und Martin Böhringer machen sich in ihrer Präsentation stark für Mikroblogging (á la Twitter) im Projektmanagement:
Sie verweisen auf die Vorteile einer Peer-to-Peer-Kommunikation (alle haben alle Informationen) und sehen dies als Ansatz für eine nachvollziehbare Projekthistorie und Basis für die Dokumentation.
Um ehrlich zu sein, geht mir diese Sichtweise viel zu weit: Peer-to-Peer Kommunikation läuft Gefahr zu einem „Mail an alle“ zu verkommen. Natürlich hat dann jeder jede Information, aber ist das überhaupt sinnvoll? Ich bin kein Geheimniskrämer und auch in Großprojekten predige ich immer wieder für Transparenz und Offenheit, aber die Komplexität von Projekten ist häufig erschlagend. Zwar sollte jeder Zugang zu allen relevanten Infromationen haben, aber die Projektmitarbeiter sind auch vor einem Information Overkill zu bewahren, denn sonst sehen sie im sprichwörtlichen Sinn den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.
Ein weiteres Manko sehe ich in der strikten Limitierung des Umfangs auf 140 Zeichen. Zurecht kritisieren viele die Trivialisierung unserer Projektwelt durch die Powerpoint-Manie. Eine Reduktion auf 140 Zeichen je Botschaft treibt dies aber möglicherweise auf die Spitze.
Im Einzelfall kann ich mir aber durchaus auch den Einsatz von Microblogging vorstellen: In einem Umfeld mit sehr hoher Affinität zu solchen Kommunikationsmedien, aber auch dann sollten wir uns stets der Grenzen dieses Mediums bewusst sein.
Anscheinend geht es vielen erfahrenen Projektmanagern gleich: Der allgemeine Zertifizierungswahn (nicht nur im Projektmanagement) und die auswuchernde Methodenorientierung der großen Verbände (GPM, PMI, OGC,…) wird kritisch gesehen. Stattdessen ist eine Rückbesinnung auf die essentiellen Faktoren sinnvoll:
Ähnlich fasst es Stefan Hagen in seinem persönlichen Fazit von einem PM-Blogger-Treffen in Berlin zusammen:
Kommunikation ist (fast) alles
Die Kollegen wünschen sich auch eine „neue Bewegung“ im Sinne dieser Rückbesinnung. (Andreas Heilwagen berichtet übrigens vom gleichen Meeting.)
Um Missverständnissen vorzubeugen: Es geht hier nicht um die Ablehnung von Methoden und Standards, sondern vielmehr um deren sinnvollen Einsatz.
Etwas spitz formulierte ein befreundeter Kollege jüngst:
Die aktuellen Standardwerke der GPM wiegen mittlerweile 9kg.
Masse kann mitunter erschlagend wirken… So sinnvoll jede einzelne Methode fallweise sein kann, laufen doch immer mehr Projekte Gefahr sich im Methodenwald zu verirren.
Auch die Popularität von agilen PM-Methoden kann als Indiz gedeutet werden, sich auf kleinere Schritte mit überschaubarem Methodeneinsatz zu konzentrieren. Nimmt man beispielsweise die Methoden und Rollen aus SCRUM, so wird man feststellen, dass der dort postulierte Methodeneinsatz neben der Konzentration auf überschaubare Einheiten vor allem auf die oben beschriebenen Faktoren Transparenz und Kommunikation fokusiert.
(Der Titel dieses Threads ist übrigens geklaut bei Stefan Hagen vom Projektmanagement Blog, der ihn gleich als Untertitel seines Blogs führt.)
Last but not least noch der Hinweis auf einen deutschsprachigen Blog zum Thema Präsentieren: Michael Gerharz setzt sich in Überzeugend Präsentieren mit dem Thema Präsentation auseinander. Auch er greift Autoren wie Garr Reynolds von presentationzen auf und liefert viele Beispiele und Tipps.
