Wir kennen sie alle: die Offene Punkte Liste (OPL), Liste offener Punkte (LOP), Action Item Liste oder wie auch immer das Kind heißen soll. Egal ob sie an an einem Whiteboard im Teamraum geführt wird, toolgestützt, als Sharepoint-Liste, …

Ihr Einsatzfeld ist weit: Von der reinen Aufgabenüberwachung bis hin zum Protokollersatz.

Wie immer kann man streiten, ob es sinnvoll ist eine solche Liste in Excel zu führen. Excel ist nicht unbedingt ein Collaboration-Tool, aber für den ad hoc-Einsatz durchaus ok. Außerdem kommt es viel mehr auf die Inhalte und deren Pflege an. Das beste Tool mit lausiger Datenqualität ist weniger wert als ein gut gepflegter Schmierzettel.

Für den Hausgebrauch ist so ein kleines Template entstanden. Es verzichtet bewusst auf den Einsatz von Makros (ja, dann könnte man vieles noch bequemer machen, aber die Sicherheitseinstellungen haben bei der Nutzung durch mehrere Nutzer durchaus ihre Tücken). Verschiedene Felder sind mit Gültigkeitsprüfungen hinterlegt, um die Datenqualität zu verbessern. Die entsprechenden Stammdaten finden sich in einem eigenen Reiter. Ein Autofilter, der die erledigten Punkte ausblendet, sorgt ggf. auch schnell wieder für Übersicht – selbst in einer größeren Liste. Natürlich werden Sie nicht alle Spalten brauchen (dann blenden Sie sie doch einfach aus) oder andere (tun Sie sich keinen Zwang an und benennen Sie sie um). Der letzte Änderer und das Änderungsdatum wird nicht automatisch gepflegt (da bräuchten wir wieder Makros), dafür erfolgt die Zeilennummerierung automatisch (was es uns aber wieder verbietet Zeilen zu löschen, weil dann die IDs nicht mehr eindeutig wären – also überflüssige Zeilen deshalb als geschlossen markieren und entsprechend kommentieren). Das Template nutzt das Tabellen-Konzept von Excel 2007. Die runterkonvertierte Version für 2003 funktioniert ebenso. Statt der Tabellen kommen Listen zum Einsatz und die Datei ist nicht ganz so hübsch durchformatiert, aber ebenfalls voll einsatzfähig.

Fehlt nur noch die Link auf die Templates:

• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2007 (falls Ihr Rechner die Datei als Zip-Datei erkennt, einfach die Datei mit der Endung .xlsx speichern. Dies ist eine Tücke des neuen Excel-Formats, das letztlich ein verkapptes Zip-Format ist.)
• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2003

Die einfachste Form Aufgaben zu organisieren, egal ob für sich selbst oder im Team, ist die Liste. Sie dient unserem lausigen Gedächtnis als „extended memory“, hilft uns mehr als 7 Dinge im Kopf zu behalten und wer kennt nicht das befriedigende Gefühl, erledigte Aufgaben von einer Liste einfach streichen zu können.

Florian Steglich hat jetzt eine ganze Ausstellung zum Thema Listen ausgegraben. In der Lawrence A. Fleischmann Gallery in Washington gibt es Listen von Künstlern und Architekten zu bewundern.

Olesya Gileva wendet auf PM Hut konsequent Visualisierungstechniken für Projektmeetings an.

Genau wie Stefan Hagen von PM-Blog (hier sein letzter Beitrag zum Thema Business Mapping), habe ich mich schon wiederholt als Fan von Mindmaps geoutet; sei es beim klassischen Brainstorming,  sei es bei der Ersterstellung eines Projektplans (Ein Mindmap lässt sich leicht auch als Projektstrukturplan interpretieren. Toolgestützt kann man dann den Plan per Drag-and-Drop beliebig in Form bringen.), als Moderations- oder Dokumentationstool, bei der Einarbeitung in neue Themengebiete,…

Auf der Seite Wikimindmap.org kann man nun basierend auf den Beiträgen der Wikipedia automatisch Mindmaps generieren und diese sogar lokal speichern. Allerdings nur im Freemind-Format. Ein Import in Mindmanager oder XMind (den von mir favorisierten Mindmapping-Tools) ist mir leider auf Anhieb nicht gelungen.

Klassenbester unter den mittlerweile zahlreichen Mindmapping-Programmen ist in meinen Augen immer noch der Mindmanager von Mindjet, insbesondere aufgrund seiner Office-Integration, angefangen von Word, Excel bis hin zu MS Project. Aus lizenzrechtlichen Gründen arbeite ich aber sporadisch auch mit der freien Software XMind.

Alle bisherigen Beiträge und Beispiele auf schlossBlog zum Thema Mindmapping finden Sie hier.

Bitte nicht falsch verstehen: Nicht der Datenschutz, sondern unser Umgang mit dem Thema Datenschutz ist reichlich schizophren.

Wer in IT-Projekten unterwegs ist, den holt das Thema früher oder später einmal ein. Vernünftiger Umgang mit Daten und Datenschutz gerät zu einem diffizilen Abwägen von Bedürfnissen und Anforderungen. Z.B. ein Test- oder Qualitätsmanager braucht möglichst realistische Daten um seine Anwendung erfolgreich testen zu können. Die von Seiten des Datenschutzes erhobenen Anforderungen werfen ihm dabei Knüppel zwischen die Beine. Ja, klar, Daten können verfremdet und anonymisiert werden, erfüllen aber dann mitunter nicht mehr das Kriterium realistisch zu sein oder die Datenintegrität geht verloren. Ausbaden müssen diesen Qualitätsverlust dann mitunter genau die, deren legitime Schutzbedürfnisse durch den Datenschutz sichergestellt werden sollten. Ein schwieriges Thema – keine Frage.

Der Staat nimmt sich dieses Themas an und macht strikte Vorgaben z.B. im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Schizophrenie kommt aber dann gerade beim Staat wieder zum Vorschein: Nehmen wir das aktuelle Thema ELENA. Durch das Datenerfassungs- und Vernetzungsprogramm ELENA soll der Missbrauch von Sozialleistungen verhindert werden. Dazu werden beispielsweise Arbeitgeber verpflichtet bestimmte Daten zu melden und diese werden mit anderen Daten abgeglichen. Dabei entsteht ein neuer Datenmoloch. Betroffen sind aber auch Bereiche wie Krankheitstage, Streiktage, etc.. Datenschutzrechtlich mehr als heikel. Aber in einem guten Namen ( ist ja für den Staat, gegen Missbrauch) wird die Sammelwut schnell ohne großes Hinterfragen legitimiert. In welchem Maß und in welcher Zahl Zugriff in einer Bürokratie auf einen solchen sensiblen Datenmoloch besteht, bleibt außen vor, dabei lautet doch schon die einfachste Datenschutzempfehlung, die Haltung nicht zwingend notwendiger Daten möglichst zu vermeiden.

Egal zu welchem Schluß man bezüglich ELENA kommen mag, wundert mich wie vergleichsweise leise die Diskussion verläuft (auch wenn es vereinzelt kritische Stimmen gibt). Eigentlich hätte ich mit einem lauten Aufschrei gerechnet. Denkt man an die seinerzeitige Diskussion zum Thema Volkszählung im Jahr 1987, dann müsste die Reaktion bei ELENA noch um ein vielfaches lauter und intensiver ausfallen.

Habe mir gerade nur sehr widerwillig das Google Framework auf meinem komplett neuinstallierten Notebook aufgespielt. Ausgerechnet mit meinem iGoogle ist der IE jetzt buggy dank Chrome…. Aber Google Wave funktioniert ohne nicht…
Google Wave – ein gutes Stichwort, denn bei imgriff.de/Blogwerk findet sich ein wunderschönes Zitat, dass meine Eindrücke bestätigt:

Wir haben bei Blogwerk gerade ein Mini-Projekt in eine Wave geschoben, einfach, um das mal produktiv zu testen – und ich habe schon zu dem Zeitpunkt nicht mehr durchgeblickt, als nur ich selbst Material in die neue Wave gefüllt hatte, als also noch gar nicht die anderen Beteiligten kommentiert, editiert, ergänzt hatten.

Meine Eindrücke habe ich hier ja bereits zusammengefasst.

Das Bloggen ist des Bloggers Lust, aber die Beiträge, die hier auf schlossBlog entstehen, haben einen professionellen Hintergrund. Daher sei an dieser Stelle auch einmal auf mein Beratungsansgebot hingewiesen:

In unserem Powerpoint-verseuchten Alltag vergessen wir allzuleicht, dass es auch noch andere Visualisierungsmöglichkeiten gibt, z.B. Poster. Hier ein paar Beispiele:

• Andreas Heilwagen hat bei Serview zwei Prince2-Poster ausgegraben: Zum Einen eine Prozessübersicht, zum Anderen ein Ablaufdiagramm.
• Von der InterFace AG gibt es ein Scrum-Plakat.
• In Sachen Prozessmanagement gibt es von der Berliner BPM-Offensive einen Überblick über Business Process Model und Notation.

Die Beispiele sind alle sehr Methoden-lastig, aber Sie vielleicht schon mal daran gedacht Ihr Projekt in Poster-Form darzustellen: Auftrag & Inhalt, Stakeholder, Vorgehensweise, Beteiligte,…

Auch wenn unser Experiment etwas eingeschlafen ist (selbst Projektmenschen lassen es über die Feiertage etwas ruhiger angehen), reicht es zu einem ersten Zwischenfazit über Google Wave:

(1) Technik

Anscheinend hat Google Wave ein paar Browser-spezifische Verhaltensweisen, so zumindest unsere ersten Erfahrungen. Mit dem Internet Explorer ist eine Installation des Chrome Frames erforderlich mit dem Ergebnis, dass sich nun auch mein Google Feedreader etwas anders verhält als gewohnt. Gewohnte Links auf Titel im Feedreader führen jetzt auf leere Seiten. Nun gut, wir sind noch in einer beta-Phase.

(2) Interaktivität & Collaboration

Ja, klar ist es witzig, wenn mehrere Autoren gleichzeitig an einem Textbaustein basteln und man in Echtzeit auch das Editieren der anderen sieht, aber die Grenzen einer solchen Collaboration werden schnell erreicht: Sollten die Texte länger werden, ist auch eine Wave nicht mehr sonderlich übersichtlich. In unserem Experiment haben wir daher versucht parallel mehrere Waves für unterschidliche Topics aufzusetzen, aber auch das hat die Übersichtlichkeit nicht unbedingt erhöht. Klar ist es bei Emails nervig, wenn sich ein langer Dialog entwickelt und tausend verschachtelte Emails immer wieder hin und her fliegen. Hier hat Wave einen echten Mehrwert, aber das allein ist nicht Collaboration. Die Arbeit an gemeinsamen Deliverables hat andere Anforderungen. Schnell wünscht man sich ein paar Features, wie man sie aus CMS oder Wikis kennt.

(3) Fazit

Es ist ein bisschen wie Google Docs meets Google Mail. Für künftige Mail-Protokolle und Mail-Programme mag Inspirierendes dabei sein, aber wer heute noch nicht in der Verlegenheit war mit Collaboration-Tools wie Goolge Docs zu arbeiten wird die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Wave wohl auch kaum nutzen. Es ist mal wieder wie immer: zuerst kommt es auf die Nutzer und die Inhalte an und dann auf das Tool oder: a fool with a tool is still a fool.

Gerade haben wir noch über eine mögliche Überforderung durch Social Media philosophiert, da holt mich völlig unerwartet ein von Andreas Heilwagen initiertes Experiment mit Google Wave ein. Andreas hat die PM-Blogger-Szene dazu eingeladen anhand des Themas Stakeholdermanagement über den Jahreswechsel mit Google Wave zu „spielen“.  Wir sind alle gespannt, was dabei herauskommt.

Erste Blog-Outcomes gibt es bereits bei Andreas in Form neuer Definitionen in seinem Glossar, die er als Input für unserer Diksussion zusammengetragen hat:
Stakeholder
Stakekholdermanagement

Aber alles in allem sind wir noch in einer frühen Phase des Stormings. Noch sind nicht alle Diskutanten angekommen. Und alle von uns kämpfen noch mit den ersten technischen Tücken, Browser-spezifischen Verhaltensweisen und Unkenntnis der Wave-Funktionalitäten und -Möglichkeiten.

Über den Verlauf wird wahrscheinlich nicht nur hier, sondern auch bei den anderen Teilnehmern in den nächsten Tagen berichtet werden.