Ziele sind nichts gegebenes.

Wir haben viele Wünsche, aber wodurch unterscheiden sich Ziele und Wünsche?

Während ein Wunsch lediglich etwas angenehmes ist, was wir uns vorstellen, ist ein Ziel erstrebenswert. Und erstrebenswert ist in diesem Fall wörtlich zu nehmen: Ein Ziel ist uns so viel Wert, dass wir bereit sind dafür etwas zu tun.

Unser Wünsche mögen uns gegeben sein, aber um von unseren Wünschen zu unseren Zielen zu gelangen ist Arbeit gefordert: Unsere wünsche wollen reflektiert, bewertet und priorisiert werden. Welche Wünsche sind uns wirklich wert etwas dafür zu tun? Für welchen Wunsch würden wir wie weit gehen?

Ja, ja, klar, Ziele sind wichtig.

Ziele helfen uns oder einem Projekt eine Richtung zu geben, mit Zielorientierung gelingt es auf konkrete Resultate hinzuarbeiten, Pläne hierfür zu konzipieren, Prioritäten zu setzen und ein Team zu motivieren. Im Projektmanagement gilt als eiserne Regel, dass mit das wichtigste die Auftragsklärung sei, denn nur anhand der dort vorgegebenen Ziele lässt sich ein Projekterfolg überhaupt erreichen und feststellen.

Aber warum ist die Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen gleich Arbeit?

(1) Ziele sind nichts gegebenes
(2) Zielsetzungen lassen sich konkretisieren und verbessern
(3) Ziele ändern sich
(4) Ziele beeinflussen unsere Wahrnehmung und helfen uns selbst zu steuern
(5) Ziele erlauben einen Soll-Ist-Vergleich, machen Erfolg messbar und tragen zu unserem Selbstwertgefühl bei.

Warum muss sich ein Projektmanager (PM) und Berater jetzt auch noch mit Coaching auseinandersetzen?

Vielleicht deshalb, weil er es schon immer getan hat.

Versteht man Coaching als Hilfe zur Selbsthilfe und stützt man sich in einem moderenen Projektmanagement auch stark auf die Soft Facts und Skills, so wird schnell klar, dass der Berater und PM immer auch in Coaching-Prozesse involviert ist und als Coach agiert.

In zahlreichen von mir moderierten Lessons Learned Workshops habe ich sehr gute Erfahrungen mit dem Einsatz von Mindmaps gemacht.

Diese grafische Form der Darstellung einer „Gedankenkarte“ um einen zentralen Ausgangspunkt mit vielen Verästelungen eignet sich hervorragend zur Dokumentation von Brainstorming-Sitzungen. Durch den Aufbau der Verästelung erfolgt bereits eine erste Strukturierung.

Der Einsatz der Mindmaps kann dabei im Nachgang – rein zur Dokumentation der Ergebnisse – oder bereits während des Brainstormings – quasi als Moderationstool, erfolgen.

Grundsätzlich ist für die Erstellung von Mindmaps nichts weiter als Papier und Bleistift erforderlich. In meiner Arbeit sehr bewährt hat sich aber der Einsatz einer speziellen Software zur Erstellung von Mindmaps, dem Mindmanager. Der Mindmanager ist ein kommerzielles Produkt und bietet insbesondere eine ausgeprägte MS-Office Integration und besitzt beispielsweise eine eigene Schnittstelle zu MS Project.

Der Vorteil von Mindmanager unterstützten Lessons Learned Moderationen ist, dass einerseits schon während des Brainstormings mit der Strukturierung begonnen wird, dass diese Strukturierung aber bis zuletzt noch nicht fixiert wird. Durch einfaches Drag & Drop lassen sich ganze Aststrukturen „umhängen“. Neue Hauptäste und Unteräste lassen sich jederzeit ergänzen.

Lessons Learned heißt aus den eigenen Erfahrungen und Fehlern (also sowohl im Positiven wie im Negativen) zu lernen. Dass dabei auch positive Aspekte nicht vernachlässigt werden, ist wichtig für die Gruppendynamik eines Lessons Learned Workshops.

Üblicherweise haben Lessons Learned Workshops den folgenden Ablauf:

(1) Sammlung und Analyse der Erfahrungen (meist im Rahmen eines Brainstormings)
(2) Sichten und Bewerten der Ergebnisse
(3) Definition der erforderlichen Maßnahmen

Mit dem letzten Schritt wird letztlich die Zielorientierung der Lessons Learnes sicher gestellt. Der resultierende Maßnahmenkatalog liefert „Hausaufgaben“ für die Zukunft. Die Umsetzung der Maßnahmen muss im Anschluss an den Workshop sichergestellt werden. Eventuell kann es hilfreich sein mit eineigem zeitlichen Abstand einen Follw Up-Workshop abzuhalten, um die Umsetzung sicherzustellen.

Lessons Learned sollten keine Alibi-Veranstaltung sein. Die Teilnehmer lassen sich nicht lange blenden. Werden immer wieder Lessons Learned abgehalten oder propagiert ohne, dass sich tatsächlich etwas ändert, wird die Motivatin der Teilnehmer und damit auch die Qualität der Beiträge drastisch sinken.

Das faszinierende an Malik (Amazon) ist, dass er uns vor Augen führt, dass auch Management mit den einfachsten Werkzeugen funktioniert. Wir brauchen keinen Machiavelli und keinen Sun Tse, keine Management Gurus und kein Hokuspokus. Wir müssen lediglich unser Handwerkszeug beherrschen und es zielgerichtet einsetzen.

Hört sich trivial an, ist es aber nicht. Auch für das Handwerkszeug (wir reden hier nicht von fiesen Methoden und Praktiken, sondern von so alltäglichen Dingen wie Meetings, Workshops und Protokollen) braucht es schon Soft Skills und vor allem jede Menge Disziplin und Professionalität.

Hinter dem Wort „zielgerichtet“ verbirgt sich dann noch die hohe Kunst der Zielarbeit. Natürlich braucht es Ziele, aber „Zielarbeit“ ist nicht einfach. Sie braucht Zeit und ist anstrengend.

Fredmund Malik zählt 7 Werkzeuge wirksamer Führung auf:

1. Die Sitzung
2. Der Bericht
3. Job Design und Assignment Control
4. Persönliche Arbeitsmethodik
5. Budget und Budgetierung
6. Leistungsbeurteilung
7. Systematische Müllabfuhr

Wir sollten uns regelmäßig daran erinnern, dass diese einfachen Werkzeuge unseren Gestaltungsrahmen bilden und diesen Gestaltungsrahmen auch entsprechend nutzen.

Buchempfehlung: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben – Wirksames Management für eine neue Zeit, Stuttgart/München 2000, jetzt als völlig überarbeitete Neuausgabe, Oktober 2006, 400 Seiten , Gebunden Campus Verlag, Frankfurt a.M. ISBN: 3-593-38231-8 (Amazon)

Der Begriff „Management“ wird heute inflationär gebraucht. Die Welt wimmelt von Managern. Fredmund Malik führt den Begriff, ganz ohne theoretische Überfrachtung zurück auf die wesentlichen Inhalte: Professionalität und wirksame Führung.

Wirksame Führung ist gekennzeichnet durch einfache Grundsätze:

1. Resultatorientierung
2. Eine ganzheitliche Perspektive
3. Konzentration auf Weniges
4. Gezielte Nutzung von Stärken
5. Vertrauen
6. Positives Denken

Und hat klare Aufgaben:

1. Für Ziele sorgen
2. Organisieren
3. Entscheiden
4. Kontrollieren
5. Menschen entwickeln und fördern

Die Werkzeuge, die uns hierfür zur Verfügung stehen, scheinen banal, aber beim genaueren Hinsehen wirkungsvoll.

Buchempfehlung: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben – Wirksames Management für eine neue Zeit, Stuttgart/München 2000, jetzt als völlig überarbeitete Neuausgabe, Oktober 2006, 400 Seiten , Gebunden Campus Verlag, Frankfurt a.M. ISBN: 3-593-38231-8 (Amazon)

Willkommen auf meinem Blog zu den Themen Management (insbesondere Projektmanagement) und Coaching. Dieser Blog soll eine Art Notizbuch mit verschiedenen Beiträgen, Tipps & Tricks sowie vielen Links werden. Feedback zu einzelnen Beiträgen ist jederzeit gerne willkommen.