Personas sind im Marketing ein Konzept zur Beschreibung von Zielgruppen (siehe auch Wissen kompakt bei t2informatik). Statt auf eine Charakterisierung mit statistischen Attributen zurückzugreifen beschreibt die Persona fiktionale Menschen mit ihren ganz persönlichen Details. Was zunächst vielleicht etwas unseriös/unwissenschaftlich anmutet macht schnell Sinn, denn solche Beschreibungen sind viel anschaulicher, plastischer, weniger abstrakt. Weil uns ihr fiktionaler Charakter bewusst ist, werden sie nicht gleich überhöht, auf der andere Seite wird die Empathie gegenüber der Zielgruppe gesteigert.
Wenn ich bislang Personas genutzt habe musste immer Erich aus der Business Visualisierung (Amazon Affiliate Link) herhalten:
Für eine Workshop-Moderation in der vergangenen Woche habe ich mir ein eigenes Template gebastelt, d.h. Template ist eigentlich zu viel gesagt: Die Kontur einer Playmobil-Figur auf einem Flipchart . Und wiedermal hat sich gezeigt wie Gamification funktioniert: Die Spielzeug-Figur ließ uns die Übung (es ging um die Beschreibung des idealen Teammitglieds) mit einem Lächeln starten, ein gelungener Icebreaker ganz zu Beginn des Workshops. Die Abstraktheit der Figur nahm gleichzeitig noch nichts vorweg und war offen für die Inputs der Teilnehmenden. Und viele der Beiträge konnten wir bei den späteren Agenda-Punkten wieder aufgreifen. Die Persona blieb dabei die ganze Zeit sichtbar im Raum.
(Die Playmobil-Frau war übrigens der Wunsch der Teilnehmer, ich hätte auch noch einen Playmobil-Mann in Petto gehabt.)
In Folge 10 der Reihe „Projekte – spielend erfolgreich“ geht es um Facilitation, also um Meetings, Moderations-Methoden und Rollenmodelle wie Facilitator & Recorder.
Facilitation ist eine Zauberwaffe um Meetings, Workshops, Projekte oder Prozesse erfolgreich zu gestalten. In den letzten Wochen habe ich in einer kleinen Reihe auf Twitter und LinkedIn „spielerisch“ erklärt worum es geht. Hier die Zusammenfassung:
Definition:
Facilitation ist eine Moderationsform, die einer Gruppe erleichtern soll ihre Ziele in Meetings, Entscheidungen, bei der Problemlösung und in Prozessen zu erreichen.
Unser organisatorisches Umfeld ist häufig geprägt von hierarischen Strukturen, aber:
Diskussionen über Hierarchiegrenzen sind selten ergebnisoffen.
Mit dem Zuhören bei Präsentationen ist das so eine Sache: Wir haben es verlernt und betreiben Multitasking, da werden dann schon mal nebenbei Emails bearbeitet oder so.
Eine echte Herausforderung für den Vortragenden.
Wobei die Vortragenden oft genauso schlampig sind: Da sind dann die Folien eigentlich ein Handout, unterstützen weniger den Vortrag, als dass sie zur Ergebnisdokumentation dienen – das sind dann sogenannte slideuments, also verkappte Dokumente, aber halt als Folien abgespeichert.
Perfekt unterstützt wird Multitasking und Ablenkung mit der aktuellen Version von Teams. Lädt man beim Teilen die Präsentation hoch, können die Teilnehmer unabhängig vom Vortragenden durch die Folien blättern. Gut es gibt einen Button mit dem man zur aktuellen Referentenansicht zurückkommt, aber WTF??? Endlich müssen wir nicht mir zuhören, sondern können eigenständig durch die slides blättern.
Nutzen Referenten diese Funktion führt das automatisch zu einem Kontrollverlust und zu einem Aufmerksamkeitsverlust.
Klar bei einem schlechten Vortrag sind wir alle nicht gefeit davor. gedanklich vor- oder zurückzuscrollen – abzuschweifen, aber für den Referenten ist die Funktion eine Bankrotterklärung.
Warum halte ich überhaupt einen Vortrag?
Was will ich meinem Publikum überhaupt sagen?
Und wie kann ich meine Aussagen bestmöglich unterstützen – ohne von meinem Vortrag abzulenken?
Text, insbesondere viel Text lenkt eher ab. Passende Bilder unterstützen meine Aussagen und die damit einhergehenden Emotionen. Im Anschluss an den Vortrag kann ich ja immer noch ein Handout verteilen.
Gut ein visuelles Slidedeck mit vielen Bildern ist dafür womöglich nicht geeignet, dann muss ich mich auf den Hosenboden setzen und ein eigenständiges Handout erarbeiten – sofern mir die Sache und mein Publikum wichtig sind.
Und das ist der Kernpunkt: Nicht nur Teams, auch wir haben häufig vergessen worauf es ankommt und den Respekt vor der Sache und den Zuhörern verloren.
Wir machen uns oberflächlich viel Arbeit und die Wirkung verpufft.
In Folge 5 von „Projekte – Spielend erfolgreich“ geht es um Lego Serious Play (LSP).
LSP ist ein Facilitation-Format, dass sich die Magie der Klemmbausteine zu Nutze macht. Es geht um Kommunikation und Problemlösung und das Ganze nicht nur visuell, sondern sogar haptisch. Dinge werden im wörtlichsten Sinn begreifbar.
Hier noch die Links zu den vorangehenden Folgen (1), (2), (3) und (4).
Durfte Mittwoch bei einem Kunden eine Session über effiziente und nachhaltige Meeting halten.
Natürlich sind viele Meetings Zeitfresser. Meetings machen unsere Arbeit kaput, aber wir tun nichts dagegen.
Dabei geht es doch nur um Ergebnisse. Und Ergebnisse sind das Produkt aus Prozessen und dem Input, den Menschen in diese Prozesse geben. Es geht also immer nur um Menschen, Ergebnisse und Prozesse.
Nur vergessen wir das allzu gerne und dann kommen sie zum Tragen – die Meeting-Killer:
In dieser Liste fehlt noch good old Watzlawick („Wir können nicht nicht-kommunizieren.“) – ebenfalls 70ies.
Und was haben wir seit dem gelernt?
Klar:
Outlook
Wir wissen jetzt wie wir möglichst viele Leute einladen können.
Unabhängig von der Relevanz für das Thema
Wenn dann die Kalender (hoffentlich) vernünftig gepflegt sind.
Und wir nicht in die cc und bcc Falle tappen.
Teams. Zoom, Webex & Co
Das ging schon vor der Pandemie los mit dem Management-Radio, das alle konsumieren und nebenher eh etwas anders machen, aber spätestens seit Corona sind wir alle Remote-Profis.
Und jetzt müssten wir halt nur mehr das umsetzen, was wir gelernt haben….
Unser neuer Kurs auf LinkedIn Learning: Facilitation.
Wir wollen alle erfolgreiche Meetings, Workshops und Projekte.
Und wie das geht, das zeigen wir in diesem Kurs. In unserem Projektmanagement-Trainings, den LinkedIn-Video-Trainings und auch ansonsten widerholen wir uns wie ein Papagei. Facilitation ist eine Geheimwaffe, sagt das Projektmagazin, naja, ich im Projektmagazin 😉
Nun vorab: Über Facilitation als Geheimwaffe im Projektmanagement habe ich erst im Projektmagazin geschrieben und ganz ehrlich: ich habe mich selbst in der Projektarbeit, sei es in eigenen Projekten oder in Kundenprojekten, immer als Facilitator verstanden – selbst als ich den Begriff noch gar nicht kannte.
Stefans Frage war für mich aber Anlass genug unsere LinkedIn Learning-Trainings noch einmal zu durchforsten.
Gleich zu Beginn ein Zitat aus der fünften Auflage des PMBOK: „Facilitation techniques have broad application within project management processes and guide the development of the project charter.“ (Affiliate Link zur aktuellen Ausagbe)
Das findet sich bereits im Werkzeugkasten für die Auftragsklärung in unserem Kurs zu Initiierung und Setup von Projekten. Es gibt an dieser Stelle auch schon einen Hinweis auf Graphic Facilitation (und Graphic Facilitation ist ja auch eines unserer Steckenpferde, denn Business Visualisierung gibt es von uns sowohl auf LinkedIn als auch in Buchform(Affiliate Link)).
Der PMBOK selbst nennt einige Beispiele für Facilitation-Methoden: „Brainstorming, Konfliktlösung, Problemlösung und das Management von Besprechungen sind Beispiele für Schlüsseltechniken die Moderatoren benutzen um Teams und Einzelpersonen zu helfen Projektaktivitäten erfolgreich durchzuführen.“
Zu den in unserem Kurs behandelten Facilitation-Techniken (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) gehören Methoden der Umfeldanalyse, wie Stakeholderanalyse, Stakeholderdiagramm, Multiple-Cause-Diagramm, Context Map, Branchenanalyse, Moderations- und Analysewerkzeuge (angefangen mit der Kartenabfrage, Mindmaps, Gap-Analyse) und last but not least Ishikawa, Problemskizze und Canvas. Und wen wundert es da, dass sich dort auch der openPM-Canvas wiederfindet.
Natürlich geht es auch im Kurs Team, Führung, Zusammenarbeit um Facilitation, auch wenn der Begriff nicht explizit fällt.
Der Kommunikation in Projekten haben wir in unserem Lernpfad einen eigenen Kurs gewidmet. Dabei geht es natürlich auch um Moderation und Moderationskompetenz. Facilitation übersetzen wir an dieser Stelle als Prozessbegleitung und Moderation und geben noch den Tipp: Wirken Sie als Facilitator!
Auch in unserem Kurs zur Qualität stolpern wir wieder auf den PMBOK Hinweis zu Facilitation-Techniken.
Bei den Werkzeugen und Hilfsmitteln tauchen bei uns statt des unvermeidlichen MS Project dann so Konzepte auf, wie Coaching und Gamification und es geht um Lernen (Wissensmanagement hingegen haben wir im Kurs über den Projektabschluss berücksichtigt).
Der Kurs Krisen und Erfolg enthält eines unserer Lieblingskapitel der gesamten Lernpfades: Die Projektgeschichten. Und gleich in zweien dieser Projektgeschichten ist von Facilitation die Rede: Einmal bei den Anfangsschwierigkeiten bei denen wir Facilitation als Möglichkeit anpreisen Kommunikation und Zusammenarbeit in Gang zu bringen und auch auf der psychologischen Seite zur Überwindung von „Scheuklappen“.
Natürlich sind auch unsere agilen Kurse voll mit Hinweisen auf Facilitation. Da finden sich alte Bekannte, wie der openPM Canvas. Facilitation Techniken werden als Werkzeuge aufgeführt. Neben Canvas, Mindmaps und Context Maps tauchen dann auch Boards auf. Ein Scrum Master ist doch ein Facilitator par excellence!
In unserer eigenen Arbeit (und dabei darf ich meine Kollegen Christian, Daniel und Stefan mit einschließen), versuchen wir Facilitation tatsächlich anzuwenden. Entsprechend findet das Thema auch in unseren Trainings einen hohen Stellenwert. Nur logisch, dass auch ein eigenes Facilitation-Training für LinkedIn Learning aktuell in Vorbereitung ist. Diesmal aber „ganz allgemein“ und nicht mit einem projektspezifischen Fokus. Ihr dürft gespannt sein!
Mit Facilitation als Moderationsmethode/Einstellung gelangt man zu besseren Ergebnissen in Meetings, Prozessen und Entscheidungen. Ein eigenes LinkedIn-Learning Training dazu wird im Juni aufgezeichnet und unsere Masterclass ist auch am Start.
Im Artikel geht es darum, was Facilitation überhaupt ist, sie sie funktioniert und wie der Facilitation-Prozess aussieht. Weiter geht es um die Grundlagen der Facilitation und dann um deren Anwendung im Projektmanagement, denn deren gibt es genug und im Beispiel muss dann der openPM-Canvas ran.
Aber auch etwaige Fallstricke werden thematisiert.
Facilitation bietet auch im Projektmanagement viele Chancen und Möglichkeiten.
Facilitation ist vor allem ein Rollenverständnis. Prozess und Inhalte werden entkoppelt. Konflikte werden dadurch vorwiegend auf die Sachebene verlagert. Gleichzeitig ist der Facilitator der Gralshüter für methodisch sauberes Vorgehen und Zielorientierung.
Beiträge zur Facilitation auf schlossBlog gab es schon zur Genüge:
Facilitation is something magical to make meetings, workshops, projects or processes successful. Usually blog posts here are in German so this is an exception. It is a translation of the previous post which is a summary of a small series I recently posted on Twitter and LinkedIn:
Definition: Facilitation is a form of moderation supporting a group to meet their goals in meetings, decisions, in problem solving or in processes.
