Christian Henner-Fehr hat im Mission Paradox-Blog einen Beitrag zum Thema Planung ausgegraben und fasst noch besser als im Original zusammen:

„…es geht um das Nachdenken an sich und gar nicht so sehr um das Ergebnis des Nachdenkprozesses.“

Wir wissen alle, dass fast jeder Plan sich zumindest in Detailausprägungen als falsch erweisen wird, aber darauf kommt es gar nicht an. Digitales Denken (richtig/falsch) sind hier die falschen Kategorien. Viel mehr ist es wichtig sich mit dem Gegenstand und der Komplexität des Gegenstandes auseinanderzusetzen. Die Planung ist also weit wichtiger als der Plan. Der Plan ist zwar Output der Planung, aber eben nicht das einzige Ergebnis! Auf dem Weg dahin liegen viele Erkenntnisse über Gegenstand, Umfeld und Vorgehen verborgen, die mitunter noch weit wertvoller sein können, als der Plan an sich.

Neuerdings häufen sich untern den Anhängern von agilen Methoden Posts über Kanban. So widmen sich z.B. Pawel Brodzinski und Henrik Kniberg dem Thema.

Kanban kommt eigentlich aus der Produktionssteuerung und beruht im Wesentlichen auf dem Pull-Prinzip. Statt einer zentralen Steuerung (also übertragen einer zentralen Planvorgabe), wird dezentral ja nach aktuellem Bedarf (also situationspezifisch je Sprint) Material (also Input/Requirements/Zulieferungen) abgerufen.

Auch über Lean Management findet man gelegentlich ähnliche Übertragungen auf das Projektmanagement.

Die guten alten Management-Methoden finden also im Projektmanagement und der Softwareentwicklung ein erfolgreiches Recycling.

Das Projektmagazin (Abodienst) fasst in seiner neuen Ausgabe die Neuerungen von Microsoft Project 2010 zusammen:

• Ribbons (bekann aus Office 2007) erhalten jetzt auch Einzug in Project
• Planungmodus: Haben wir nicht alle schon einmal mit der automatischen Terminaktualisierung von Project gekämpft. Mit unabsehbaren Kettenreaktionen… Im Planungsmodus kann man jetzt auf manuell umschalten…
• Tasks kann man nun auch deaktivieren (statt sie gleich hart zu löschen)
• Weiter tut sich noch was in der Ressourcenplanung, z.B. um kurzfristige Spitzen zuzulassen
• Aus den Vorgangstreibern wird der Vorgangsinspektor
• Weitere Verbesserungen gibt es im Reporting, im Projektvergleich und in der Bedienung

Andreas Heilwagen hat einen Post von Glen Alleman, wie man sich als professioneller Projektmanager verhalten sollte, dankenswerterweise ins Deutsche übertragen. Ich teile Glen´s Sichtweise allerdings nicht, denn die Empfehlungen sind leider überzogen und blauäugig:

• Natürlich ist es gut alle Fakten bei der Hand zu haben. Der allwissende PM ist mir allerdings noch nie begegnet…
• Nur über einforderbare Ergebnisse und in aussagekräftigen Einheiten (Zeit & Geld) zu sprechen, reduziert den PM auf eine technisch-bürokratische Rolle. Ergebnisorientierung und der Transfer der Auswirkungen im magischen Dreieck sind zwar wesentliche Bestandteile der PM-Arbeit, aber warum zum Teufel sprechen wir immer wieder von Projektkultur und Kommunikation?? Bitte die Menschen in Projekten nicht vergessen! Glen´s Anspruch „speak only in actionable outcomes“ schießt hier über das Ziel hinaus. Gute PM´s beherrschen die Kunst auch „zwischen den Zeilen zu lesen“.
• Und zu guter letzt Glen´s Vorliebe für die Messung des Projektfortschritts und die Earned Value Methode: Die Messung des Projektfortschritts ist gut und schön, wird aber allzuleicht überschätzt und hat auch methodische Grenzen. Z.B. Schelle (Amazon Affiliate Link) weist darauf hin, dass der sinnvolle Einsatz  der Earned Value Analyse an zwei Voraussetzungen gekoppelt ist, nämlich die Proportionalität von Leistungen und Kosten, sowie eine relative Planstabilität. In komplexen oder politischen Umfeldern (wie es Projekte nun mal sind), ist dies allzu häufig nicht gegeben. Da führt die Fortschrittsmessung zu Scheingenauigkeiten oder wird zur Selbstbeschäftigung. Ich spreche hier gar nicht gegen eine Fortschrittsmessung, aber auch sie muss angemessen sein und nicht überzogen.

Christian Henner-Fehr hat auf seinem Kulturmanagement-Blog mal wieder einen PM-Beitrag in dem er kurz und prägnant das Thema Projektstrukturplan (PSP) oder Work Breakdown Structure (WBS) zusammenfasst.

“Haben Sie das nicht auch als Powerpoint-Folie?” – mit dieser Frage endete der vorangehende Beitrag. Nachdem mir diese Frage schon viel zu oft über den Weg lief, habe ich mir selbst eine kleine Hilfe mittels VBA-Makro gestrickt, die auf schlossblog zum Download bereit steht. Diese Hilfe ist für Powerpoint 2007 ausgelegt und verwendet ein kleines Makro. Speichern Sie die Hilfe als .pptm-Datei.

Hier eine kurze Anleitung zum Einsatz der Datei:
(1) Datei öffnen
(2) Eine neue Folie erstellen
(3) Erstellen Sie ein einfaches Rechteck an der Stelle und Größe, wo das GANTT-Diagramm auf der Folie erscheinen soll.

(4) Lassen Sie das Rechteck markiert und rufen über den Ribbon Entwicklertools>>Makros im Dialog das Makro GANTTinRectangle auf:

(5) In den nächsten beiden Dialogfenstern, werden die Zahl der Perioden und die Zahl der Vorgänge abgefragt.
(6) Anschließend erstellt das Makro automatisch eine Vorlage für das GATT-Chart:

(7) Die Anpassung der Beschriftung und der Balken können nun manuell vorgenommen werden.

Bei Projektplänen denken viele gleich an GANTT-Charts (Balkendiagramme), wie sie PM-Software wie z.B. MS Project automatisch generiert.

GANTT-Diagramm

Bereits vor dem Start unserer VisualPM-Reihe gab es auf schlossblog Beiträge zum Thema GANNT:

#217 GANTT mit Excel?
#218 GANTT mit Excel 2007 (inkl. einem Excel-Template)

So schön die grafische Darstellung von Vorgängen als Balken auf einer Zeitachse auch sein mag, sie wird gerne überschätzt, denn in einem komplexen Projektplan geraten auch die GANTT-Diagramme immer komplexer und je häufiger es zu Planänderungen kommt, umso mehr verlieren all diejenigen, die den Plan nicht aus dem FF im Kopf haben schnell die Übersicht. Wer den Plan aber derart intus hat, benötigt die grafische Aufbereitung weit weniger als zusätzliche Informationen. Wenn ich an MS Project Dateien sitze, sind die schicken Balken meist ausgeblendet und dafür weitere inhaltliche Spalten eingeblendet. Und die großen gedruckten Wandtapeten, wie wir sie in Projekten mitunter finden, sind meist nicht aktuell gepflegt und geben irgendeinen alten Stand wieder.

Hilfreich sind GANTT-Darstellungen für Roadmaps, als Übersichtsdarstellungen in der Kommunikation, beispielsweise um den Teammitgliedern oder Stakeholdern die geplanten Projektphasen zu vermitteln. Allerdings sind solche Übersichten nicht sehr komplex, beschränken sich auf eine handvoll Vorgänge/Phasen und im Projektmarketing sind dann die Screenshots aus MS Project verpöhnt, weil zu wenig schick und dann kommt auch schon gleich die Frage: „Haben Sie das nicht auch als Powerpoint-Folie?“

Hal Macomber von Reforming Project Management philosophiert über Lean Projects und Lean Project Management. Über Lean Project Management war an dieser Stelle auch schon zu lesen. Hal attestiert am Beispiel Toyota eine interessante Entwicklung, die von einer Toolorientierung hin zu einer Orientierung am Menschen geht (erinnert schon fast ein bisschen an agile Philosophien):

Now they speak about the two pillars of continuous improvement and respect for people. It’s a shift from tools to tool users.

Und weiter:

Lean is a mindset. It’s not a set of practices.

Seine Schlußfolgerungen für das Projektmanagement fallen dann aber etwas dürftig in Eigenwerbung für das Last Planner® System aus. Nach der lesenswerten Einleitung hätte man sich etwas anderes als ein Planungssystem erwartet…

Wie im vorangehenden Beitrag angekündigt, hier eine kurze Beschreibung zum Projektplan-Template:

• Die Datei hat drei Reiter, zwei davon mit Planungstemplates, einer mit Hilfsdaten. Auf den Einsatz von Makros wurde bewusst verzichtet.
• Aus den Angaben Projektbeginn (B2) und Projekteende (B3) in den Template-Reitern wird die Beschriftung der Datumsachse abgeleitet.
• Der Zellbereich A5:G1005 ist in den beiden Templates als Tabelle definiert. und dient der Erfassung der Planungsdaten.
• Im Reiter berechnete Dauer wird davon ausgegangenen, dass in der Tabelle Anfangs- und Enddatum zu jedem Vorgang erfasst werden. Die Berechnung der Dauer in Arbeitstagen (und nicht in Kalendertagen) erfolgt dann automatisch per Excel-Formel.
• Im Reiter berechnetes Ende wird wiederum aus der Eingabe von Vorgangsdauer und Anfangstermin, das Endedatum ermittelt.
• Für die Zuordnung der Verantwortlichen für einen Vorgang kommt die Namensliste aus dem Hilfsblatt (ebenfalls als Tabelle definiert) zum Einsatz. Mittels Gültigkeitsüberprüfung wird in den entsprechenden Eingabefeldern der Planungsreiter eine Dropdwonliste mit den Namen aus dem Hilfsblatt angezeigt.
• Die Vorgangsbalken, sowie die graue Hinterlegung der Wochenenden (zur besseren Orientierung) erfolgt über bedingte Formatierungen. Excel 2007 ist im Gegensatz zu den Vorgängerversionen hier nicht auf drei Regeln beschränkt.

Die Frage ist müßig: Warum sollte man ein GANTT-Chart (Balkendiagramm) in Excel erstellen? MS Project macht das doch automatisch.

Und trotzdem: Im Projektalltag verfolgen uns diese Excelplanungen dann doch. Nicht jeder, der den Plan lesen muss, hat auch einen Project Client, Excel ist sowieso zur Hand, diverse Listen und Planungen liegen bereits im Exel-Format vor,…

Ich glaube, ich habe schon mehr Excle-Templates für Planungen gesehen, als es PM-Tools gibt. Ignatz Schels ist ein Meister solcher Excel-Tools, aber auch im Internet wird man fündig: Stefan Hagen hat jüngst eine Variante mit GoogleDocs eingestellt, die sich nach Excel exportieren lässt. Bei Microsoft findet sich eine Variante, die die Diagramm-Funktionen von Excel nutzt. Hier ein ähnlicher Vorschlag auf Online-Excel.de. Auch im Abo-Dienst des Projekt-Magazins sind schon einige Beiträge zum Einsatz von Excel erschienen. Auch mein Testmanagement-Toolset im Projekt-Magazin, enthielt eine Variante. Als kleine Spielerei habe ich die darin enthaltene Lösung noch etwas aufgebohrt. Den Download für dieses Templates für Excel 2007(!) finden Sie hier. Die Datei ist bewusst im XLSX-Format, da einige Funktionen genutzt werden, die in älteren Excel-Versionen nicht zur Verfügung stehen. Eine Beschreibung zum Template finden Sie im nächsten Beitrag.