Dies ist die Langfassung meines Beitrags zur aktuellen Umfrage auf openPM: „Wie organisiert Ihr euch selbst?“
Grundsätzlich folge ich keiner festen Schule/Lehre. In vielen Punkten habe ich mich inspirieren lassen von David Allen (Getting things done). Zeitweise habe ich mich an Inbox-Zero versucht, aber dank vieler Auto-Notifications halte ich das nicht durch. Andere Restriktionen ergaben sich aus Kundenprojekten: auch wenn das heute vielleicht nicht mehr so strikt erforderlich ist, hänge ich deswegen sehr stark in einer Microsoft Windows/Office-Welt, mobil auf Android, zu einer dritten Plattform (das wäre dann Apple) habe ich einfach keine Lust – nicht noch eine Welt administrieren! Angebissenes Obst kommt mir deshalb nicht ins Haus.
Aber bevor ich mich in einer reinen Tool-Auflistung verzettel, fangen wir doch ganz vorne im Prozess an.
Inbox
Als „Inboxen“ nutze ich zuallerst Outlook, Evernote, eine Papierkladde (A4) und meinen heimischen Schreibtisch. Zeitweise war ich auf dem Weg Microsoft OneNote zu nutzen, aber die Arbeit auf verschiedenden Clients (eigene) und Tools mit restriktiven Einschränkungen verbunden beim Kunden, haben Evernote zu meiner ersten Wahl gemacht. Weil mein bevorzugter Browser Chrome teils auch solchen Restriktionen unterliegt und ich meine Bookmarks dann doch nicht über aller Browser synchronisieren kann, sind meine Bookmarks auch nach Evernote gewandert und Chrome ist auf dem absteigendem Ast. Outlook (Kalender & Kontakte) synchronisiere ich mittels gSyncit mit der Android-Welt. Als Backup und für Migrationen von Outlook hat sich MOBackup bewährt. Am Papier geht noch nichts vorbei uns sei es um spontan mit Sketchnotes zu spielen, aber das ist nur temporär und alles was dauerhaft Bestand haben soll wird früher oder später digitalsiert, entweder per Scanner oder mit dem Smartphone abfotografiert. Meinem Schreibtisch kommt insofern eine besondere Rolle zu, als er unter der Woche eben auch als „Inbox“ fungieren muss. Da wandern schnell mal abends nach der Rückkehr vom Kunden noch ein paar Unterlagen auf den Schreibtisch, die dann erst am Wochenende abgearbeitet werden.
Kalender
Terminlich organisiere ich mich, wie nicht anders zu erwarten mit Outlook. Die Aufgaben habe ich zeitweise in Outlook genutzt, derzeit bevorzuge ich aber eher Evernote und tagesweise die Papierkladde. Das Druchstreichen erledigter Aufgaben auf einem Stück Papier ist halt durch nichts zu ersetzen. Temporär kommen auch mal kleine Helferlein, z.B. in Form von Excel-Listen zum Einsatz, deren Einsatz aber immer zeitlich begrenzt ist. Sie dienen eher dem einmaligen Sammeln und Strukturieren als der dauerhaften Abarbeitung.
Archiv
Als Archiv dient mir meine Festplatte, brav regelmäßig auf ein NAS gespiegelt, mit den Schätzen der letzten 20 Jahre, unzählige Beispiele, Vorlagen, Scans. Eigene und gekaufte Powerpoint-Bibliotheken, kleine Werkzeuge, selbst gebaut oder gesammelt,… Die Spiegelung/Synchronisation stelle ich gerade auf FreeFileSync um. Da bin ich aber noch am Erfahrung sammeln.
Werkzeuge
Zu den „großen“ Arbeitswerkzeugen zählt vor allem Office. Im Office Paket nutze ich vor allem Outlook, Excel, Word, Powerpoint, aber auch Access und Visio, gelegentlich auch Project. Beim Kunden kommt auch häufig Sharepoint in Kombination mit Office zum Einsatz (z.B. Accesss als Frontend zum Verbinden von Sharepoint-Tabellen). Ergänzt wird der Office-Einsatz durch einige Zusatzprogramme und Add-Ins. Hier wären zu nennen, der gute alte Mindmanager (ganz frisch in der Version 16), Nuance Dragon Naturally Speaking, think-cell,… Künftig könnte Office Mix interessant werden (scheint unter Office 13 noch nicht sauber zu laufen, könnte aber unter 16 andere Software, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hat, wie z.B. Camtasia ersetzen).
Kommen wir zu den kleinen Helferlein: Screenshots mit Greenshot, statt mit Bordmitteln. Keepass als Passwortmanager. GIMP für die Bildbearbeitung. Starmoney für das Online-Banking mit HBCI, obwohl das mittlerweile scheinbar auch im Browser passabel funktioniert. Nachdem Google den FeedReader hat sterben lassen, bin ich zu Feedly gewechselt. XING und LinkedIN dienen als sich selbst aktualisierende Adressbücher.
Mein Office nutze ich normalerweise nicht in der Cloud. Ich schleppe meinen Notebook ja auch überall mit hin. In der Cloud kommt dann die Android-Strategie zum Tragen. Im Kernteam von openPM haben wir uns stark mit Google Bordmitteln von G+, über Hangouts, Hangouts on Air und auch dem GoogleDrive organisiert. (Was für die Organisation der Erstellung von Inhalten, die später eh unter Creative Commons Lizenz stehen nicht problematisch ist.) Privat kann statt dem GoogleDrive auch mal die DropBox zum Einsatz kommen, aber eben nur sehr zurückhaltend und meist zeitlich begrenzt. Bei Skype bin ich noch nicht richtig angekommen, aber zukünftig dürfte Skype wohl auch immer tiefer in das Microsoft Office integriert werden. Twitter nutze ich auf den PM-Camps und als Marketing-Medium für diesen Blog.
Meinen Kindle möchte ich nicht mehr hergeben. Bei Fachbüchern nutze ich viel die Markierungen und lese meine Markierungen und Notizen am PC aus. Zu meiner persönlichen Weiterbildungsstrategie gehört auch dieser Blog, weil ich mich gezielt mit Themen auseinandersetze und die dazu gehörigen Posts dann hier erscheinen.
Ausstattung
Kommen wir zu guter letzt zur physischen Büroausstattung. Meinen Ultrabook (aktuell ein Acer Travelmate) schleppe ich in meinem „Berater-Rucksack“ (der wiederum ein Kapitel für sich ist) überall mit. Im heimischen Büro wartet die passende Docking-Station mit zwei Monitoren, die wiederum seit August auf meinem Varidesk platziert sind. Der Varidesk (Amazon Affiliate Link) macht im Handumdrehen aus meinem (alten) Schreibtisch ein Stehpult und ist erstaunlich stabil. (Rezensionen zum Varidesk gibt es u.a. bei Gitte Härter oder Stefan List – wahrscheinlich sind wir alle über das gleiche Inserat in der Brandeins gestolpert.)
Um visuelles Arbeiten besser zu unterstützen kann mein Multifunktionsdrucker auch bis zu A3 drucken. Für das Visuelle braucht es natürlich auch Whiteboard, Flipchart und Magnetwände. Diverse A0-Templates wie der openPM-Canvas stehen auch bereit.
Natürlich ist diese Aufzählung auch nicht vollständig und immer wieder treibt der Spieltrieb mich an auch mal was Neues auszuprobieren.
Darüber hinaus habe ich auch noch ein ganzes Deck voller „Heldenkarten“, wobei der Begriff „Heldenkarte“ eigentlich zu weit geht. Eigentlich sind es eher „Virtual Advisors“ und ich kann, will und muss mich mit ihnen auch nicht identifizieren, aber sie helfen eine ganze bestimmte Rolle einzunehmen und aus dieser ein Problem zu durchleuchten. Es sind eher Archetypen als Vorbilder. Ähnlich wie ein Advokatus Diaboli steht jeder Kopf dabei für eine ganz bestimmte Rolle. Ich werde künftig immer wieder mal die eine oder andere Inspiration Card, den einen oder anderen Virtual Advisor auf schlossBlog “ einstreuen“.