Dies ist die Langfassung meines Beitrags zur aktuellen Umfrage auf openPM: „Wie organisiert Ihr euch selbst?“

Grundsätzlich folge ich keiner festen Schule/Lehre. In vielen Punkten habe ich mich inspirieren lassen von David Allen (Getting things done). Zeitweise habe ich mich an Inbox-Zero versucht, aber dank vieler Auto-Notifications halte ich das nicht durch. Andere Restriktionen ergaben sich aus Kundenprojekten: auch wenn das heute vielleicht nicht mehr so strikt erforderlich ist, hänge ich deswegen sehr stark in einer Microsoft Windows/Office-Welt, mobil auf Android, zu einer dritten Plattform (das wäre dann Apple) habe ich einfach keine Lust – nicht noch eine Welt administrieren! Angebissenes Obst kommt mir deshalb nicht ins Haus.

Aber bevor ich mich in einer reinen Tool-Auflistung verzettel, fangen wir doch ganz vorne im Prozess an.

Inbox

Als „Inboxen“ nutze ich zuallerst Outlook, Evernote, eine Papierkladde (A4) und meinen heimischen Schreibtisch. Zeitweise war ich auf dem Weg Microsoft OneNote zu nutzen, aber die Arbeit auf verschiedenden Clients (eigene) und Tools mit restriktiven Einschränkungen verbunden beim Kunden, haben Evernote zu meiner ersten Wahl gemacht. Weil mein bevorzugter Browser Chrome teils auch solchen Restriktionen unterliegt und ich meine Bookmarks dann doch nicht über aller Browser synchronisieren kann, sind meine Bookmarks auch nach Evernote gewandert und Chrome ist auf dem absteigendem Ast. Outlook (Kalender & Kontakte) synchronisiere ich mittels gSyncit mit der Android-Welt. Als Backup und für Migrationen von Outlook hat sich MOBackup bewährt. Am Papier geht noch nichts vorbei uns sei es um spontan mit Sketchnotes zu spielen, aber das ist nur temporär und alles was dauerhaft Bestand haben soll wird früher oder später digitalsiert, entweder per Scanner oder mit dem Smartphone abfotografiert. Meinem Schreibtisch kommt insofern eine besondere Rolle zu, als er unter der Woche eben auch als „Inbox“ fungieren muss. Da wandern schnell mal abends nach der Rückkehr vom Kunden noch ein paar Unterlagen auf den Schreibtisch, die dann erst am Wochenende abgearbeitet werden.

Kalender

Terminlich organisiere ich mich, wie nicht anders zu erwarten mit Outlook. Die Aufgaben habe ich zeitweise in Outlook genutzt, derzeit bevorzuge ich aber eher Evernote und tagesweise die Papierkladde. Das Druchstreichen erledigter Aufgaben auf einem Stück Papier ist halt durch nichts zu ersetzen. Temporär kommen auch mal kleine Helferlein, z.B. in Form von Excel-Listen zum Einsatz, deren Einsatz aber immer zeitlich begrenzt ist. Sie dienen eher dem einmaligen Sammeln und Strukturieren als der dauerhaften Abarbeitung.

Archiv

Als Archiv dient mir meine Festplatte, brav regelmäßig auf ein NAS gespiegelt, mit den Schätzen der letzten 20 Jahre, unzählige Beispiele, Vorlagen, Scans. Eigene und gekaufte Powerpoint-Bibliotheken, kleine Werkzeuge, selbst gebaut oder gesammelt,… Die Spiegelung/Synchronisation stelle ich gerade auf FreeFileSync um. Da bin ich aber noch am Erfahrung sammeln.

Werkzeuge

Zu den „großen“ Arbeitswerkzeugen zählt vor allem Office. Im Office Paket nutze ich vor allem Outlook, Excel, Word, Powerpoint, aber auch Access und Visio, gelegentlich auch Project. Beim Kunden kommt auch häufig Sharepoint in Kombination mit Office zum Einsatz (z.B. Accesss als Frontend zum Verbinden von Sharepoint-Tabellen). Ergänzt wird der Office-Einsatz durch einige Zusatzprogramme und Add-Ins. Hier wären zu nennen, der gute alte Mindmanager (ganz frisch in der Version 16), Nuance Dragon Naturally Speaking, think-cell,… Künftig könnte Office Mix interessant werden (scheint unter Office 13 noch nicht sauber zu laufen, könnte aber unter 16 andere Software, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hat, wie z.B. Camtasia ersetzen).

Kommen wir zu den kleinen Helferlein: Screenshots mit Greenshot, statt mit Bordmitteln. Keepass als Passwortmanager. GIMP für die Bildbearbeitung. Starmoney für das Online-Banking mit HBCI, obwohl das mittlerweile scheinbar auch im Browser passabel funktioniert. Nachdem Google den FeedReader hat sterben lassen, bin ich zu Feedly gewechselt. XING und LinkedIN dienen als sich selbst aktualisierende Adressbücher.

Mein Office nutze ich normalerweise nicht in der Cloud. Ich schleppe meinen Notebook ja auch überall mit hin. In der Cloud kommt dann die Android-Strategie zum Tragen. Im Kernteam von openPM haben wir uns stark mit Google Bordmitteln von G+, über Hangouts, Hangouts on Air und auch dem GoogleDrive organisiert.  (Was für die Organisation der Erstellung von Inhalten, die später eh unter Creative Commons Lizenz stehen nicht problematisch ist.) Privat kann statt dem GoogleDrive auch mal die DropBox zum Einsatz kommen, aber eben nur sehr zurückhaltend und meist zeitlich begrenzt. Bei Skype bin ich noch nicht richtig angekommen, aber zukünftig dürfte Skype wohl auch immer tiefer in das Microsoft Office integriert werden. Twitter nutze ich auf den PM-Camps und als Marketing-Medium für diesen Blog.

Meinen Kindle möchte ich nicht mehr hergeben. Bei Fachbüchern nutze ich viel die Markierungen und lese meine Markierungen und Notizen am PC aus. Zu meiner persönlichen Weiterbildungsstrategie gehört auch dieser Blog, weil ich mich gezielt mit Themen auseinandersetze und die dazu gehörigen Posts dann hier erscheinen.

Ausstattung

Kommen wir zu guter letzt zur physischen Büroausstattung. Meinen Ultrabook (aktuell ein Acer Travelmate) schleppe ich in meinem „Berater-Rucksack“ (der wiederum ein Kapitel für sich ist) überall mit. Im heimischen Büro wartet die passende Docking-Station mit zwei Monitoren, die wiederum seit August auf meinem Varidesk platziert sind. Der Varidesk macht im Handumdrehen aus meinem (alten) Schreibtisch ein Stehpult und ist erstaunlich stabil. (Rezensionen zum Varidesk gibt es u.a. bei Gitte Härter oder Stefan List – wahrscheinlich sind wir alle über das gleiche Inserat in der Brandeins gestolpert.)

Um visuelles Arbeiten besser zu unterstützen kann mein Multifunktionsdrucker auch bis zu A3 drucken. Für das Visuelle braucht es natürlich auch Whiteboard, Flipchart und Magnetwände. Diverse A0-Templates wie der openPM-Canvas stehen auch bereit.

Natürlich ist diese Aufzählung auch nicht vollständig und immer wieder treibt der Spieltrieb mich an auch mal was Neues auszuprobieren.

Im Dezember 2011 gab eine kleine Umfrage zum Thema Selbstorganisation der Startschuß für openPM. Nachdem es in Zeiten wie diesen immer mehr Tools & Tricks gibt, ist es nun Zeit für eine Neuauflage, diesmal im Fragenmodul von openPM.

Eine ausführliche aktuelle Antwort folgt in den nächsten Tagen, aber Ihr, liebe Leser, wie organisiert Ihr Euch?

Geht ins Fragen-Modul von openPM, meldet euch an und lasst uns teilhaben!

Die Abwehrreflexe (deutscher) Großunternehmen sind absehbar und (leider) überschaubar. Da hat man – wie aktuell VW – einen Skandal an der Backe und dann beruft man ein juristisches Vorstandsmandat und dann baut man eine Compliance-Organisation auf und entwickelt dabei eine Misstrauenskultur gepaart mit Absicherungsdenken statt Verantwortungsbewusstsein. Getrieben von einer gigantomanischen Bürokratie (die sich so bei VW noch gar nicht abzeichnet, die aber so sicher kommen wird, wie das Amen in der Kirche).
Die Ersten haben es schon kapiert und die Kommunen der VW-Metropolen wie Wolfsburg und Ingolstadt haben Haushaltssperren angekündigt. Panik unter den bisherigen Speichelleckern. Die Fußball-Bundesliga, in der fast jeder Verein sich zumindest lokal vom Konzern oder dessen Vertriebspartnern sponsern lässt, wird sich noch umschauen.
Man könnte ja auch aus einem Scheitern lernen. Und vielleicht rettet die neue Sparpolitik den VW-Konzern von der asiatischen Gigantomanie, die früher oder später eh geplatzt wäre. Wünschen würde man sich aber eine Vertrauenskultur. Eine Abkehr von schwachsinnigen formalen Zielsystemen. Der Welt größte Automobilkonzern zu sein ist kein erstrebenswertes Ziel, sondern als Ziel lediglich Ausdruck von Größenwahnsinn (übrigens nicht nur der eines Vorstandsvorsitzenden, sondern nicht minder der des Aufsichtsrats oder der, der Aktionäre). Nachhaltig der Profitabelste in der Branche zu sein, das wäre akzeptabel, aber zwischen Alpha-Tieren gibt es in Alpha-Organisationen (der Begriff stammt von Niels Pfläging) andere Prioritäten. Und jetzt müssen einige den Preis dafür bezahlen.
Und an vorderster Front beteiligt ist der deutsche Steuerzahler. Ganz abgesehen von indirekten Begünstigungen, hat der Staat als Unternehmer (VW-Gesetz & Niedersachseen als Aktionär) mal wieder eine Total-Kapitulation hingelegt. Na denn, prost!

Highlight des PM-Camp Berlin und der Ssseiondoku des #PMCampBER ist die Doku zum zweiten Impuls mit LEGO Serious Play.
Vielen lieben Dank an Julian!

#Lego zum Aufwachen. Funktioniert. #PMCampBER pic.twitter.com/v7Rz6hHPaz

— Falk Schmidt (@FalkSchmidt) 12. September 2015

Projektarbeit muss kontext- und situationsspezifisch sein. Pauschalisierte Ansätze oder Ideologien sind vor diesem Hintergrund Quatsch. Das Spektrum der Projektarbeit (den Managementbegriff habe ich an dieser Stelle bewusst vermieden) ist im Wesentlichen gekennzeichnet durch das gewählte Vorgehensmodell und den praktizierten Führungsstil.

Beginnen wir beim Vorgehensmodell:

Das Spektrum reicht vom Wasserfall bis hin zu agilem, iterativen Vorgehen. Der reine Wasserfall existiert bei genauer Betrachtung eigentlich gar nicht. Nur ein Idiot würde einen einmal gefassten Plan blind in einem Wurf umsetzen. Weitaus häufiger finden sich modifizierte Wasserfallmodelle. Für den Umgang mit Unsicherheit gibt es unterschiedliche Lösungsstrategien: Ein Changemanagement, das Change Requests an ein Projekt behandelt, oder eine iterative Ausarbeitung. Aber auch hier ist die Unterscheidung nicht sinnvoll, weil es auch in der vermeintlich klassischen Projektwelt erlaubt ist iterative Elemente einzusetzen und umgekehrt scheint mir das agile Vorgehen als Postulat genauso überzogen, denn ich kann mir sehr wohl Vorhaben vorstellen, die für den großen Entwurf ein modifiziertes Wasserfallmodell wählen und erst in der Ausarbeitung agil werden, beispielsweise bei der Umgestaltung ganzer Unternehmensarchitekturen. Es gibt ergo keine harten Grenzen.

Auf Seiten des gewählten Führungsstils sieht es ähnlich aus:

Dem humanistischen Ideal des agilen Manifests, ein paritzipatives Modell, weitgehend selbstgesteuert, steht das autoritäre, taylorisitsche Denken gegenüber. Aber auch hier gebe ich zu Bedenken: Der gewählte Führugnsstil muss sowohl zu den Beteiligten und der betroffenen Organisation passen, als auch dem konkreten Kontext gerecht werden. D.h. z.B. dass ein rein agiles Vorgehen an bestimmte Voraussetzungen gebunden ist: Wenn eine Organisation noch nicht bereit ist für ein partizipatives Modell, so wird auch ein agiler Ansatz scheitern. Da hier kulturelle Prozesse betroffen sind, gibt es auch keine schnellen Veränderungen, sondern bestenfalls einen langwierigen, mit Anstrengungen verbundenen Prozess.

Einen zweiten kontextspezifischen Aspekt kann es aus sachlicher Notwendigkeit geben: Bei einem Notfall oder einem Rettungseinsatz, wird man schwerlich die Autortität des Einsatzleiters hinterfragen. Hier gibt es Notwendigkeiten in der zeitlich/sachlichen Koordination, die eine Unterordnung erfordern. Dies ist aber kein blinder Gehorsam, sondern lediglich eine situationsspetzifische Unterodnung. Sobald die sachliche Notwendigkeit entfällt besteht auch wieder die Möglichkeit zu Partizipation und autonomen Handeln.

Ein dritter und letzter wesentlicher Punkt bei der Wahl des Führungsmodells stellt die erforderliche Expertise dar. Die Tayloristische Arbeitsteilung wird allzu schnell auf ihre arbeitspsychologischen Nachteile reduziert. Ein weiterer Aspekt (und auch ein Vorteil) liegt in der Spezialisierung (und Expertise). Die Annahme eines SCRUM-Teams, in dem jeder theoretisch jede Aufgabe übernehmen kann, ist illusorisch. Natürlich gibt es komplexe Aufgaben die sinnvollerweise einem Experten zugeordnet werden. (Wer beispielsweise mal einen EDI-Experten in einem Unternehmen kennengelernt hat, weiß wovon ich spreche…)

Der Versuch die existierenden Schulen/Ansätze in diesem Spektrum zu verankern ist zugegebenermaßen gewagt und im Detail zwangsläufig auch falsch.

Ich möchte zwischen den verschiedenen Vertretern des „klassischen“ Projektmanagement (so fragwürdig dieser Begriff auch immer ist) gar nicht differenzieren und Scrum ist auch nur ein Vertreter der agilen Welt. Mittlerweile gibt es auch bei den „klassischen“ Vertretern  immer mehr das Aufrgreifen agiler Ansätze und umgekehrt in der rein agilen Welt muss man sich auch den Realitäten stellen: Wenn der Kunde sich nicht einbinden lässt, dann muss auch der Product Owner neu interpretiert werden. Und wenn dann die Voraussetzungen nicht passen, dann sieht auch ein Scrum Master genauso alt aus, wie ein im Stich gelassener klassischer PM.

De facto geht es halt doch nicht ohne eine kontextspezifische Betrachtung: Wichtiger als das Vorgehensmodell sind die konkreten Umstände. Welche Stakeholder sind eingebunden, nehmen welche Rolle war? Rollen lassen sich zum Teil nur definieren, zum Teil sind sie einfach nur gegeben. Ein gut eingebundener Kunde ist der Traum eines jeden Projetarbeiters – egal ob agil oder klassisch. In der Realität muss man den Kunden nehmen, den man hat. Das Leben ist kein Wunschkonzert.

(Zum Original-Artikel)

Das PMCampBer war fast noch intensiver als meine 8 PMCamps davor, zum Einen dank des vorgeschalteten Kickstart-Workshop, zum Anderen dank der tollen Teilgeber. Danke an alle!

Am Donnerstag, nach meiner Ankunft in Berlin HBF, habe ich kurzentschlossen (nachdem mich das Funkeln der Sonne in der Reichstagskuppel angefixt hatte) den öffentlichen Nahverkehr links liegen gelassen und bin zu Fuß mit Rollkoffer und Rucksack an Kanzleramt und Reichstag vorbei, durch das Brandenburger Tor hindurch und zu Fuß weiter Unter den Linden bis zum Hotel spaziert.

Tourie Einstieg zum #PMCampBER zu Fuß vom HBF zum Hotel pic.twitter.com/CRnfeM3pGZ

— Bernhard Schloß (@schlossblog) 10. September 2015

Über Camp, Atmosphäre und Austausch gibt es nicht mehr zu sagen, wie sonst auch (bei PMCamps) – diese Formulierung bitte ich aber so zu verstehen, wie sie gemeint ist, nämlich als Kompliment!

Inhaltlich hatte das Orga-Team den Begriff „Komplexität“ zentral in den Mittelpunkt gestellt und trotz vieler kompetenter Teilnehmer (danke insbesondere an Niels Pfläging, Stefan Hagen, Bernd Schulte Osthoff und Peter Addor) wurde schon beim Kickstart-Workshop klar wie unterschiedlich doch das Begriffsverständnis aller Teilnehmer hierzu war. Und auch wenn Niels mit seinen polarisierenden Impulsen und seiner Bildsprache (rot/blau) die Diskussion vorangetrieben hat, wurde nicht wirklich eine Annäherung erreicht, aber auch das ist eine wertvolle Erkenntnis.

Teilnehmer @PMCampBerlin 2015 grüßen in die Welt der @pmcamp_all #pmcampber pic.twitter.com/gKUVoj1ctd

— Ralf Eichner (@ralfeichner) 11. September 2015

Persönliche Highlightswaren doch eine ganze Reihe neuer (bislang noch nicht PM-Camp-infizierter) Kontakte mit spannenden Diskussionen u.a. mit Alexander, Arik, Wolfgang, Dirk und Chris (und vielen anderen).

Das Abendevent war ebenso gelungen (was gerade bei den lokalen PMCamps durchaus schwierig ist), wie die Location und die Impulse.

Auch für openPM habe ich einige Impulse mitgenommen und weiter für unsere Sache geworben. Habe mich mit meinem SocialMedia-T-Shirt samt openPM Werbung zum Affen gemacht, aber wer mich kennt, weiß dass ich das für unsere Sache gerne tue.

Und zum Schluß eine Drohung: Es ist durchaus nicht ausgesschlossen, dass ich wiederkomme!

😉

Am Donnerstag startet das PMCampBer und diesmal bin ich dabei. Der Koffer ist zwar noch nicht gepackt, aber ganz viele openPM Canvas-Poster liegen schon bereit, an der Blogparade habe ich teilgenommen und so langsam wird es Zeit sich Gedanken über einen eigenen Sessionbeitrag zu machen.

Passend zum Thema Komplexität schwebt mir ein Beitrag in der Art vor:

Empathie und visuelles Denken als Strategien im Umgang mit Komplexität.

Meine Gedanken sind noch nicht ganz ausgereift, aber ich habe auf der Zugfahrt ja ein paar Stunden Zeit, das noch zu vertiefen.

Und was das visuelle Denken angeht zeichnet sich auch etwas spannendes, neues ab. Ich werde in Berlin ein paar Mitstreiter treffen und wir werden über visuelles Projektmanagement nachdenken und ob wir dazu nicht ein eigenes Projekt starten sollen, aber das ist alles noch zu früh, um darüber zu sprechen, aber ich freu mich halt schon…

openPM  ist eine Erfolgsgeschichte. Das Wiki wächst und auch der Verein. Die Plattform hat mittlerweile 1072 registrierte Benutzer (Stand 06.09.2015) und unser e.V. 49 Mitglieder. Da stellt sich doch die Frage, wer unser 50. Mitglied wird…

Der e.V. ist übrigens nicht nur Träger des Wikis, sondern engagiert sich auch weiter in der PM-Community, z.B. auf den PM-Camps. Der Verein ist auch als gemeinnützig anerkannt, d.h. Mitgliedsbeitrag oder Spenden sind steuerlich absetzbar.  (Nur so, als Hinweis.)

Die Tücken der Spracherkennung kennen wir allerorten, egal ob im Handy oder der Textverarbeitung. Seit geraumer Zeit teste ich für mich den Einsatz von Dragon Naturally Speaking. Bislang bin ich positiv überrascht von der Qualität der Erkennung.

Nichtsdestotrotz schlugen gestern bei der Erfassung einer Notiz zu Komplexithoden (Amazon) von Niels Pfläging und Silke Herrmann wieder die Tücken der Spracherkennung zu: Da wurde doch glatt aus „tayloristisches Management“ ein „terroristisches Management“.

Ein Schelm, wer böses dabei denkt oder gar Absicht dahinter vermutet…