projektmanagement, traininig, medien
Chandoo.org (formerly known as Pointy Haired Dilbert) hat bereits eine ganze Reihe von (englischsprachigen) Beiträgen zu Excel 2010:
What is new in Excel 2010?
What are Excel sparklines and how to use them?
Conditional Formatting
How to make new Ribbons
Understanding Backstage
Nach meinem eigenen Erfahrungsbericht hier ein Beitrag des CIO-Magazins über die Neuerungen von Excel 2010.
Nach Project 2010 jetzt eine Übersicht über Powerpoint 2010. Diesmal aus dem CIO-Magazin.
Die Kollegen von Campana & Schott haben sich für die aktuelle Ausgabe von projektManagement aktuell mit dem neuen Project 2010 auseinandergesetzt:
Weit wichtiger aber noch einige grundlegende Entwicklungen:
Und da fangen die Kollegen gleich an zu träumen: Da geht noch mehr! Da könnte man die Features noch ausbauen!
Alles in allem: Der Artikel macht Appetit auf mehr. Da werden wir selber ausprobieren müssen…
Golem berichtet übrigens auch, dass Office 2010 fertig ist.
Wenn wir uns im konkreten Fall für eine Datenbanklösung entschieden haben, sollten wir nicht den gleichen Fehler wie bei Excel („Der Hammer als einziges Werkzeug“) begehen und alle Datenbanklösungen in Access realisieren.
Access ist ein feines Werkzeug mit hoher Office-Integration, Drag-and-Drop-Funktionalitäten und zahlreichen Assisstenten. Ansehnliche Formulare sind im Handumdrehen erstellt,…
Im Vergleich zu anderen Datenbanken haben wir Quick&Dirty-Lösungen schnell umgesetzt, aber an die Grenzen stoßen wir meist schneller als man denkt, z.B. bei einem Mehrnutzerbetrieb, den Access zwar grundsätzlich unterstützt, aber vielleicht doch nicht ganz optimal. Haben Sie sich schon einmal wegen Netzwerkproblemen eine Access-Datenbank zerschossen? Auch das kann passieren. In Sachen Performance können die Grenzen schnell erreicht werden und eine Tabelle darf nciht größer als 2 GB werden.
Ist dann der Einsatz von Access trotzdem sinnvoll?
Na, klar, wenn man weiß wofür und wo die Grenzen liegen. Für die schnelle Bearbeitung größerer Datenmengen, wo wir in Excel schon an unsere Grenzen gestossen sind, gerne, aber als dauerhafte Anwendung im Betrieb bei vielen Nutzern, weniger. Übergangsweise lässt sich dann Access weiter als Frontend nutzen und eine Performance-stärkere Architektur kann im Backend schuften. Auch zur Modellierung oder für Prototypen spricht nichts gegen Access.
Um den Faden des letzten Office-Beitrags wieder auzugreifen: Wann nutze ich denn besser Excel oder Access als Office-eigene Datenbank für meine Datensammlung, -haltung, -pflege, -verarbeitung,…?
Die Stärken von Excel liegen klar in seinen „number crunching capabilities“ und den einfachen Datenbankfunkionalitäten für Sortierung, Filterung, Matrixfunktionen, etc.. Berechnungen und Funktionen lassen sich in Excel aus dem Stegreif aufbauen und nutzen, da scheint der Aufbau einer Logik oder Berechnung in einer eigenen Access-Datenbank vergleichsweise umständlich.
Grenzen von Excel erreicht man, u.a. weil die Zahl der Datensätze auf die Zeilenzahl des Worksheets beschränkt ist. In älteren Excel-Versionen als 2007 waren dies 65,536 Zeilen. Excel 2007 erlaubt 1,048,576 Zeilen pro Worksheet. Für die meisten Problemstellungen mag dies reichen, aber es gibt noch weitere Restriktionen, die z.B. daraus resultieren, dass die Daten in einem Worksheet in einer „flachen Tabelle“ und nicht in einem relationalen Datenmodell gehalten werden, was schnell dazu führt dass Datenintegrität und Datenqualität zu Fremdwörtern werden. Der Anwender überlistet sich meist selbst, wenn er punktuell doch einmal eine Formel überschreibt oder z.B. Inhalte in Kommentaren versteckt, etc..
Eine Datenbank forder hier mehr Disziplin und auch mehr Vorüberlegungen, belohnt dann aber mit anderen Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten und schafft erste Voraussetzungen für eine bessere Datenqualität.
Wann ist Access besser geeignet als Excel?
Zunächst einmal ist Access eine relationale Datenbank und bietet uns bei entsprechender Datenmodellierung die Möglichkeit uns von der flachen Tabelle zu verabschieden. Die häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z.B sverweis() in unserem Excel-Sheet sind ein Indiz, dass vielleicht eine Datenbanklösung besser geeignet wäre. Gleiches gilt, wenn unsere Tabelle sehr umfangreich und unübersichtlich geworden ist oder regelmäßig (z.B. monatlich) neue Spalten angefügt werden müssen.
Wenn wir große Datenmengen/Tausende von Datensätzen (Zeilen) erwarten, sollten wir ebenfalls über eine Datenbank nachdenken.
Soll die Anwendung vielen Anwendern zur Verfügung stehen? Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug. Für eine vernünftige Benutzerführung können in Access komplexe Formulare eingesetzt werden.
Auch wenn unsere Auswertungen regelmäßig z.B. für den Druck aufbereitet werden müssen, spricht dies für die Berichtsoptionen einer Datenbank.
Quellen: Problemfreecomputing, Access-Tutorial
Genau wie unser Projektalltag, so waren die meisten bisherigen Office-Beiträge auf schlossBlog sehr Excel-lastig (siehe Rückblick). Doch wann setzt man sinnvollerweise Excel für eine Problemstellung ein und wann nicht?
Häufig nutzen wir Excel, weil es eh da ist, den meisten zur Verfügung steht und wir es einigermaßen kennen. Man fängt schon mal an Daten in einem Excel-Sheet zu sammeln und auch wenn man dies vermeintlich unstrukturiert tut, zwingt uns die Tabellenlogik zu einer ersten Strukturierung, die wir freilich noch wild mit Kommentaren versehen oder wir durchbrechen die Logik stellenweise einfach, indem wir Formeln hart überschreiben oder zeilenweise Spalten unterschiedlich nutzen.
Aber wenn wir die Daten strukturiert gesammelt haben, ist dann Excel wirklich noch das geeignete Tool? Sprechen Auswertbarkeit und Wiederverwerttbarkeit der Daten nicht eher für eine Datenbank oder ein spezifisches Tool wie MS Project im Falle einer Projektplanung oder Sharepoint im Falle einer koloborativen Nutzung der Daten?
Mit Excel ist es ein bisschen so, wie es Paul Watzlawik für ein ganz anderes Werkzeug beschrieben hat:
Wer als einziges Werkzeug einen Hammer hat, für den sehen alle Probleme aus wie Nägel!
Gleich zum Anfang dieser neuen Serie ein Rückblick, denn Beiträge zum Thema gab es vereinzelt auch bisher schon auf schlossBlog.
Hier eine Auswahl:
#339 Risikofaktor Tabellenkalkulation
#333 Selbstorganisation mit Listen – Ein OPL/LOP-Template
#263 Projekt Dashboard mit Excel
#233 VisualPM: GANTT mit PPT 2007
#218 GANTT mit Excel 2007
#217 GANTT mit Excel
#156 Testmanagement in Projekten – Das Excel-Toolset
#139 Lieber Excel als BI
#110 PM-Software: Excel
#55 Excel im Projektmanagement
Heise online meldet, dass der IT-Anbieter Bull seine eigenen Arbeitsplätze von Microsoft Office auf das freie OpenOffice umstellt.
Freie Software wie das OpenOffice hat sich in den letzte Jahren gewaltig gemausert. Ohne Frage: dem Normalanwender reicht der Funktionsumfang vollkommen aus. Erst in den Tiefen stösst man gegenüber kommerziellen Konkurrenzprodukten auf Grenzen. Weitere Grenzen tun sich in der Integration weiterer Produkte, wie z.B. Sharepoint oder Project auf – aber wer das nicht braucht… Auch wenn OpenOffice Microsoft Dateiformate verarbeiten kann, ist für mich die Kompatibilität der Dateiformate noch ein Argument für die Konkurrenz aus Redmond. Gerade wer z.B. mit Kunden Dokumente austauschen will, wird hier keine Kompromisse eingehen, sofern andere Standards wie PDF nicht genutzt werden können.
Hinter dem Wechsel von Bull stecken übrigens nicht eine reine Kostenabwägung, sondern zu allererst ein taktisches Kalkül: Man will Kompetenz im OpenSource-Bereich unter Beweis stellen. Doch die Frage aus dem Titel (To buy or not to buy…) ist nicht die richtige Frage. Es geht nicht um kaufen oder nicht kaufen, sondern darum, ob die eigenen Anforderungen von einer Software zu einem angemessenen Preis adäquat erfüllt werden. Und zum Preis gehören nicht nur die reinen Lizenzkosten, sondern auch die Kosten für die Administration und Konfiguration.
Für viele „Normalanwender“ wird die Antwort lauten: naja, für mich tut es OpenOffice allemal, ein paar Poweruser bei Bull oder vielleicht auch Vertriebler, die auf den Austausch mit den Kunden angewiesen sind, werden hingegen mit einem weinenden Auge da stehen.
